Gérer la documentation II – une approche possible utilisant Zotero

Dans un premier billet, j’ai évoqué les possibilités logicielles qui existent pour gérer la documentation d’une thèse. Dans ce billet-ci, je reviens sur mon mode de fonctionnement personnel, pour l’essentiel une utilisation intensive du logiciel de gestion de bibliographie Zotero (bien connu des lecteurs de ce blog). Pourquoi ce choix ? Au départ c’est une volonté d’éviter l’éparpillement. Il me fallait de toute façon un outil pour gérer la bibliographie et il me semblait naturel d’y stocker mes notes concernant la lecture de la dite bibliographie. De là, il n’y avait qu’un pas pour y intégrer également mes notes d’archives – surtout pour pouvoir profiter des fonctions d’organisation, d’annotation et de recherche en plein texte sur l’ensemble de ma documentation.

Un autre argument – de taille – m’a orienté dans mon choix de l’outil : le fait que je puisse exporter mes références avec leurs notes et fichiers joints dans plusieurs formats d’échange bien identifiés. Ceci me permettrait, le jour où je le souhaiterai, de « repartir » avec mes données et d’utiliser un autre logiciel. Pour illustrer ce critère décisif un exemple suffit : j’avais commencé à gérer mes photos d’archives au tout début de ma recherche avec Picasa, utilisant notamment les « tags » et les dossiers pour tout organiser. C’était plutôt ergonomique, j’en étais satisfaite, mais au bout d’un moment j’ai compris qu’il n’y avait aucun moyen d’exporter les photos avec ces informations supplémentaires du logiciel et que même la migration vers un nouvel ordinateur risquait de poser problème.
Ce billet vous présentera l’essentiel de mes habitudes de travail – et un dernier dans la série prendra le relai pour le passage de la collecte et l’organisation à l’étape de la rédaction.

Mes bonnes habitudes de collecte

Rentrer tout ce que l’on croise ou consulte

Un des meilleurs conseils que j’ai vu dans un des nombreux livres d’aide à la rédaction d’une thèse que j’ai lu au fil des années (en occurrence, celui-là), concernait le fait de noter toutes les références que l’on consulte, y compris celles qui s’avèrent finalement d’un intérêt limité. Sinon on court le risque de reconsulter plusieurs fois l’article dont le titre semble si proche de ce que l’on fait…
Prennent donc place dans mon Zotero toutes les références que je croise et qui sont susceptibles de m’intéresser. Cela concerne donc tout autant les ouvrages que je suis en train de consulter et ceux que je voudrais voir mais auxquels je n’ai pas forcément accès tout de suite. Il devient donc essentiel de pouvoir faire le tri dans ces références de nature différente. Quand je consulte un ouvrage, même si ce n’est que pour une lecture en diagonale, j’ajoute une note à la référence pour indiquer mes impressions (cf. section suivante). Tant qu’aucune note n’est associée à une référence, cela veut dire que je ne l’ai pas consultée.

Avec ce fonctionnement général, j’ai pu créer deux recherches enregistrées. Une première ressort tout ce que j’ai lu.

C’est un point de départ que j’utilise souvent quand j’essaie de retrouver un titre dont je sais que je l’ai déjà regardé.

Il est possible d’emboîter les recherches avancées enregistrées, du coup j’en ai une deuxième qui n’affiche que les références auxquelles aucune note n’a été ajoutée. C’est en quelque sorte mon cahier de charges…

Outre les ouvrages, j’intègre également les exposés ou présentations orales que je peux entendre en colloque ou en journée d’étude, en y associant, si j’en dispose, des résumés ou des documents annexes (slides ppt, par exemple).

Effectuer un classement par thématique et/ou projet de recherche

J’utilise de façon souple les collections et sous-collections dans Zotero. J’ai commencé avec un découpage en grands domaines (les chiffres qui précèdent permettent de définir un ordre – sinon c’est alphabétique) et ensuite j’utilise ce qui s’adapte au mieux à une thématique ou un projet. Pour ma thèse, j’ai des collections de biblio, de sources publiées et de sources d’archives, pour mon enseignement il y a des sous-dossiers par an et séminaire, puis par séance.

J’ai une arborescence particulière pour les projets d’écriture qui me permet de réunir à un seul endroit les références utiles pour chaque projet. Mon travail de veille sur les publications concernant la Première Guerre mondiale se fait maintenant exclusivement à travers une bibliographie partagée dont je parle ici.
Un point très important : j’ai activé la préférence cachée de Zotero appelée « recursive collections » (mentionnée dans ce billet de la Boîte à outils). Cela permet d’afficher dans chaque collection le contenu de l’ensemble des sous-collections. Pour moi c’est un outil incontournable pour retrouver des références – par exemple quand je sais que je l’ai utilisée pour un enseignement, mais que je ne sais plus dans quelle séance ou quelle année. Je l’identifie dans la collection au-dessus et ensuite je vérifie ses collections d’appartenance en appuyant sur la touche « alt » ou « ctrl », selon le système d’exploitation.

Se donner les moyens de retrouver idées, arguments, développements

Un logiciel de bibliographie permet à minima de garder une liste de références. Il est cependant possible d’aller bien au-delà avec les fonctions d’annotation et de catégorisation. Pour moi un enjeu essentiel est de pouvoir rapidement resituer un ouvrage dans son contexte historiographique et dans les travaux que j’ai pu faire moi-même. Je m’impose donc d’ajouter à chaque référence que j’ai consulté une note qui indique la date, le type de lecture que j’en ai fait (pour un compte rendu, en diagonale, pour un projet, un enseignement…), et dans la mesure du possible une appréciation rapide du contenu et de son intérêt pour mon travail. Si et quand je reconsulte un ouvrage, j’ajoute une autre note, indiquant ce que j’ai fait. Voici quelques exemples :

Une fois la note de suivi de lecture établie, tout dépend de l’ouvrage et de l’usage que je compte en faire. S’il n’est pas intéressant pour moi, je l’indique dans cette première note et je passe à autre chose. S’il s’agit d’un ouvrage que je suis susceptible d’utiliser dans un ou plusieurs projets de rédaction, je prends des notes plus amples, soit un résumé rapide, soit un relevé de citations. Quand je prends des citations en note, je les fais précéder du numéro de la page, ce qui les affiche dans l’ordre chronologique du livre. Avec une citation attachée de cette façon à une référence dans Zotero, j’ai tout le nécessaire sous la main pour l’utiliser dans la rédaction.

Pour prendre des notes, j’ai plusieurs stratégies, selon le support. Pour des livres, je recopie à la main les citations et je les note comme indiqué avec l’indication de la page. Quand il s’agit d’une référence pour laquelle je possède le .pdf, je le rattache à la notice Zotero et ensuite je fais un travail d’annotation, soulignement etc. directement sur le .pdf avec un logiciel adapté (dans mon cas Foxit tournant via wine sous ubuntu).

Un plug-in bien utile de Zotero, Zotfile, permet ensuite d’extraire les annotations comme notes dans Zotero. [Mise à jour 2022 : depuis la version 6.0 de Zotero, cette fonctionnalité est intégrée directement dans Zotero]

Réunir notes sur littérature secondaire et sources primaires dans le même système

J’ai mentionné en introduction que mon adoption de Zotero ne concerne pas uniquement la bibliographie, mais également les sources primaires. Mon mode de fonctionnement est proche de celui décrit dans un récent billet par Elena Razlogova. J’ai des collections par fonds d’archives qui me permettent de retrouver vite des documents que je cherche. A l’intérieur de ces collections, mes choix varient en fonction du type de document consultés. Ainsi, pour mes archives principales au Service Historique de la Défense à Vincennes j’utilise une entrée (du type manuscrit, parce que cela me donne les catégories qui m’intéressent) par carton, pour d’autres fonds c’est plutôt une entrée par liasse ou même des entrées individuelles (lettre, manuscrit etc.) par document à l’intérieur d’un regroupement plus large.

Voici un exemple sur un carton d’archive à Vincennes :

Chaque entrée comporte une note de procédure similaire à celles que je fais pour les ouvrages publiés (ce qui évite de retourner inutilement aux archives parce que l’on se souvient plus si on avait vu tout le carton ou pas, etc.)

Ensuite tout dépend des documents à l’intérieur. S’il y a des textes longs importants pour moi, je les saisis souvent dans une note de Zotero ou alors dans un document à part qui est attaché sous format .pdf à la référence. Pour la plupart de mes cartons d’archives, j’ai des photos prises sur place que j’attache également à la référence. Une photo jointe à une référence peut elle-même comporter des notes – j’essaie de mettre systématiquement au moins quelques mots clés concernant le contenu, des fois une transcription intégrale.

Le choix d’attacher les photos (soit en tant que jpg, soit regroupés dans un .pdf pour pouvoir les annoter) à une entrée dans Zotero est ma réponse à la question déjà évoquée dans un billet précédent : comment faire pour conserver le lien entre photo et document d’origine ? Les éléments de notes ou de transcription sont accessibles par la recherche en plein texte dans Zotero, ce qui me permet de localiser très vite la photo d’archives qui va m’intéresser.

Conclusions

J’utilise Zotero depuis  quatre ans et demi et j’avais déjà constitué une première bibliographie auparavant dans un autre logiciel que j’ai pu importer au démarrage dans Zotero. Ma bibliothèque personnelle comporte actuellement 3655 références, ; en comptant les notes et fichiers joints, on arrive à 9558 éléments (s’y ajoutent les 2576 références partagées dont je m’occupe). C’est donc devenu une base de données assez conséquente autour de ma documentation de recherche, mais aussi d’enseignement. Depuis quelque temps je commence à voir des effets de rendement de cet investissement qui ressemblent aux effets décrits par Niklas Luhmann quand il parle de sa boîte à fiches qui constituerait un « deuxième cerveau » (je le mentionne dans le premier billet de la série). Il m’arrive de faire une recherche de mots clés sur un sujet et de tomber sur des notes prises dans un contexte très différent, mais qui s’avèrent bien utile pour la poursuite de la réflexion. L’indexation des fichiers .pdf d’articles fait souvent ressortir par la magie de la recherche intégrale des biais auxquels je n’aurais pas pensé sinon. La quantité de notes transcrites de mes sources primaires et secondaires me permet également de faire des coups de sonde par mot-clé pour tester une nouvelle hypothèse, voir si une impression que j’ai à partir d’une citation semble se confirmer dans l’intégralité de mon corpus. Tout cela est possible, et ce que je dis rejoint une nouvelle fois Luhmann, parce que je sais exactement de quoi est constituée ma base de documentation et que je connais ses limites et ses points forts.

A terme, je suis curieuse de voir si l’exploration de ma base grâce au nouveau plug-in de visualisation Paper Machines peut m’apporter une autre vision de ce que j’ai constitué au fil des années de recherche. Pour l’instant ce n’est pas encore très concluant pour moi, mais il y a clairement un potentiel énorme dans ce domaine.

Je vais terminer ce billet avec ce qui constituera la transition vers le troisième et dernier billet de la série. L’usage que j’ai décrit ci-dessus correspond pour l’essentiel à la phase de collecte d’informations. Dans tout projet, quel que soit sa durée, cette phase initiale est nécessairement suivie d’une phase de tri, d’évaluation et ensuite le passage à la rédaction. J’ai pu peaufiner au fil de mon travail de thèse une utilisation des « tags » de Zotero qui me permet justement d’organiser la masse de données que je rentre dans ma base et ensuite de passer à l’écriture. Elle fera donc l’objet d’un dernier « déballage » de ma « boîte à outils » personnelle.